Alkalmazotti panaszbejelentési eljárás
Milyen típusú panaszokra vonatkozik az irányelv?
Ez az irányelv azokra a helyzetekre vonatkozik, melyekben az adott személy (a Mazars külső vagy belső alkalmazottja) az alábbiak egyikével kapcsolatos, a vállalat munkatársait érintő kockázat, szabálytalanság vagy törvényszegés miatt panaszt tesz:
- Pénzügyi, könyvelési,
- Vesztegetés és korrupció,
- Trösztellenes gyakorlat,
- Egészségi és biztonsági veszélyek,
- Környezeti veszélyek,
- Megkülönböztetés és zaklatás.
A fentieket a továbbiakban együttesen „szabálytalanságoknak” hívjuk. Jelen Irányelv nem vonatkozik az Ön által betöltött pozícióval kapcsolatos panaszokra. Az ilyen panaszokat a vállalat panasztételi eljárása szerint kell benyújtani. Jelen Irányelv nem vonatkozik a fentebb felsoroltakon kívüli kockázatokra, szabálytalanságokra vagy törvényszegésekre, illetve azokra, akik nem a vállalat alkalmazottai (pl. ügyfelek, beszállítók stb.).
Az Irányelv keretében nyújtott védelem
A panaszbejelentési eljárás fakultatív, a Mazars alkalmazottai pedig soha nem vonhatók felelősségre azért, mert nem indítottak panaszbejelentési eljárást.
Az Irányelv keretében tett állításait nem szükséges bizonyítania. A szabálytalanság elkövetésének vagy valószínűsíthető elkövetésének alapos és indokolt gyanúja elegendő.
A „Személyes felelősség” részben leírtaknak megfelelően, amennyiben a Mazars alkalmazottai az Irányelv szerint panaszt tesznek, akkor nem kockáztatják munkájuk elvesztését vagy egyéb, a panasztétel eredményeképp kapott büntetést. Ha jóhiszeműen és ésszerűen jár el, akkor nem lesz hátránya abból, ha panasza alaptalannak bizonyul.
A Mazars nem tolerálja az Irányelvnek megfelelően panaszt tett munkatársai áldozattá válását vagy zaklatását. Valamennyi ilyen állítólagos bánásmódot komolyan veszünk, és nagyfokú kötelességszegésként vizsgáljuk a vállalat fegyelmi eljárásának megfelelően. Az ilyen bánásmódot alkalmazó munkatársakat értesítés és fizetés nélkül azonnal elbocsájtjuk.
Személyes felelősség
Ha az Irányelv alapján rosszhiszemű panaszbejelentéssel él, akkor azt nagyfokú kötelességszegésként értékeljük, ami fegyelmi szankciókkal és/vagy jogi eljárással jár.
Teendők panasz esetén
Ha szabálytalansággal kapcsolatban kíván panaszt tenni, akkor azt az alábbi űrlapon teheti meg (a helyi munkatársak az adatokat nem érhetik el, az űrlapot pedig nem módosíthatják).
A Mazars csoport megfelelés-ellenőre [1] kapcsolatot tart a vállaalatcsoport irányító testületével vagy annak független tagjaival illetve a szükséges mértékig a vállalatcsoport igazgatótanácsával. Minden esetben vegye figyelembe, hogy a panaszbejelentési eljárást fogadó vagy azt kezelő személyekre titoktartási nyilatkozat vonatkozik.
Fontos számunkra, hogy munkatársaink panaszaikat a megtorlástól való félelem nélkül tehessék meg. Ezért az ilyen helyzetekben történő áldozattá válást nagyon komolyan vesszük, és az ilyen viselkedést folytató munkatársaink ellen fegyelmi lépéseket teszünk.
Bizalmasság
Az Irányelv keretében tett panaszokról kizárólag a panasztevő személy, a Mazars csoport fő megfelelés-ellenőre illetve a szükséges mértékig a panasz kommunikálásához szükséges egyéb személyek tudhatnak. Ennek megfelelően a panasz keretében tudomásunkra jutott bármilyen információ az Ön személyes adataival együtt szintén titkos marad.
Ezért vegye figyelembe, hogy a panasztétel nem történhet névtelenül, és meg kell adja személyes adatait, melyek végig titokban maradnak és nem jutnak a panaszolt munkatárs tudomására.
Az Ön által felvetett probléma természetétől függően előfordulhat, hogy a vállalat törvényi kötelezettsége néhány vagy az összes adat harmadik fél számára történő átadása. Az ilyen átadásról mindig tájékoztatjuk Önt.
A probléma kivizsgálása során a vállalat megfelelés-ellenőre további információk megadását is kérheti Öntől. A panasz benyújtást követő megfelelő kivizsgálása érdekében szükség van az Ön együttműködésére.
A panasz kivizsgálását követően egy jelentésben tájékoztatjuk Önt a vizsgálat eredményéről. Ha a benyújtott panasz jogosnak bizonyul, akkor a vizsgálat eredményét az illetékes szervezeti egység vezetőjének is megküldjük, aki megteszi a szükséges intézkedéseket.
A Mazars vállalat külső személyekkel kapcsolatos tevékenységével összefüggő rosszhiszemű panasztételt nagyfokú kötelezettségszegésként értékeljük és a vállalat fegyelmi eljárásának megfelelően vizsgáljuk. A rosszhiszemű panaszt tevő munkatársakat értesítés és fizetés nélkül azonnal elbocsájtjuk.
Nyilvántartás
A panaszok központi nyilvántartását a Mazars csoport megfelelés-ellenőre végzi, aki a vizsgálat eredményét a nemzeti ügyvezetőnek illetve a vállalat független nem ügyvezetőinek jelenti.
A jelen Irányelv hatálya alá nem tartozó panaszokat rövid időn belül megsemmisítjük vagy egy külön rendszerben rögzítjük. Az olyan, jelen Irányelv hatálya alá tartozó esetek dokumentációját, melyek nem eredményeztek munkaügyi vagy jogi eljárást, a vizsgálat lezárultát követően legfeljebb 2 hónapig őrizzük meg. A munkaügyi vagy jogi eljárást eredményező panaszok dokumentációját az eljárás végéig őrizzük meg.
A Mazars minden szükséges biztonsági intézkedést megtesz a jelen irányelv keretében begyűjtött adatok védelme érdekében, megfelelve a jelen adatvédelmi irányelvnek és a vonatkozó jogszabályoknak.
Hozzáférési és módosítási jog
Önnek joga van az Önt érintő adatok elérésére, módosítására illetve az azokkal kapcsolatos ellenvetésre, és amennyiben azok nem megfelelőek, hiányosak vagy elavultak, kérheti azok módosítását vagy törlését a vonatkozó adatvédelmi szabályoknak megfelelően. Jogainak gyakorlása érdekében kérjük, töltse ki az alábbi alkalmazotti kapcsolatfelvételi űrlapot.
[1] 2015. január 1-től a vállalatcsoport fő megfelelés-ellenőre Jean-Luc Barlet.