Beszerzési folyamat támogatása

A megrendelések támogatásától, a bevételezés adminisztrációján át a szállítói számlák több irányból ellenőrzött kifizetéséig.

A társaságok jelentős részénél elérkezik az a mérföldkő, amikor kiemelten fontossá válik a beszerzési folyamat kialakítása és hatékony kontrollja. A beszerzések pontos, időszerű és jól átlátható nyilvántartása nem csupán a törvényi szabályozásnak való megfelelés szempontjából indokolt, de a vezetés információigényének kielégítése szempontjából is szükséges.

Jól követhető, megfelelő jóváhagyási folyamattal megerősített beszerzések bonyolításához, az áruk és szolgáltatások érkeztetéséhez-bevételezéséhez és a szállítói számlák jogossága ellenőrzéséhez egy jól működő beszerzési folyamat szükséges. Ezen folyamat hatékonysága három kulcs szempont szerint mérhető:

1. a folyamatba épített kontrollok hatékonysága szerint,

2. a folyamat kialakítása és üzemeltetése, vagyis a befektetett ráfordítások megtérülése szerint,

3. a mögöttes IT infrastruktúra hatékonysága szerint.

A Mazars kifejlesztett a közepes és nagyméretű társaságok számára egy olyan modern informatikai és ügyviteli rendszert, ami hatékony megoldás a beszerzési folyamat támogatására és adminisztrációjára. Megoldásunk, vállalatirányítási rendszer-platformtól függetlenül jelentős adminisztrációs teher csökkenést eredményez, miközben a folyamat feletti ellenőrzés lehetősége a társaság kezében marad. Szolgáltatásunk keretében munkatársaink a folyamatot önállóan kezelik a beszerzési rendelvény kézhez vételétől a 3-oldalú egyeztetésig (megrendelés – bevételezés – számla), eközben a társaság képviselői kockázati preferenciáiknak megfelelő mértékben vonódhatnak be, a kulcs kontrolokat és jóváhagyásokat „házon belül” tartva.

Kinek ajánljuk szolgáltatásunkat?

  • Akiknél megrendelés folyamat már ki van alakítva, de jelenleg sok adminisztrációval járó, manuális munkafázisokból épül fel;
  • Akik tervezik a megrendelési folyamat bevezetését és kialakítását;
  • Akiknél magas, vagy jelentős növekedés várható a megrendelések számában, az üzleti volumenben és a szállítói számlák számában;
  • Akik szeretnék kialakítani, vagy megerősíteni a jelenleg működő beszerzési folyamat ellenőrzési pontjait;   
  • Akik alkalmazottaikat magasabb hozzáadott értékű feladatokra csoportosítanák át, a könnyen ellenőrizhető adminisztratív jellegű feladatokat – megfelelő ellenőrzés mellett – elfogadhatónak tartják kihelyezni;
  • Akiknél a végső cél a költségcsökkentés elérése, egyrészt a manuális folyamatok automatizálása, másrészt a megfelelően felállított folyamatok révén.

Miben tudunk segíteni?

  • Aktív együttműködés során, egy egyszeri projekt keretén belül kialakítjuk és bevezetjük, vagy átalakítjuk a beszerzési folyamatot az Ön társaságánál;
  • Jól áttekinthető, megbízható informatikai platformot biztosítunk távoli eléréssel;
  • Az ügyfél preferenciái szerint alakítunk ki folyamat-ellenőrzési pontokat;
  • Átvesszük a folyamat azon szakaszait, amelyek hatékonyabban végezhetők nagy mennyiségben, ezáltal kapacitást szabadítunk fel ügyfeleinknél;
  • Főkönyvi feladási file-t készítünk az ügyfél könyvelési vagy vállalatirányítási rendszerébe vagy direkt összeköttetést/ adatátvitelt biztosítunk;
  • Jelentéseket készítünk, amelyek által jól követhetővé válnak az egyes beszerzések, javul a folyamat transzparenciája;
  • KPI-t vállalunk hatékonyság-mérés céljából;
  • Automatizálás révén csökkentjük a hibák bekövetkezésének valószínűségét és csökkentjük az üzemeltetési költségeket.

Termékismertetőnket az alábbi linken töltheti le:

Többet szeretne tudni?